Forensic: Jak odszukać winnych popełniania oszustw w firmie

Korupcja i oszustwa mogą rozwijać się zarówno w dużych przedsiębiorstwach, jak i w małych firmach. W tym przypadku właściciele firm często nawet nie wiedzą o wycieku środków pieniężnych. Określić, czy istnieje takie niebezpieczeństwo, pomagają specjaliści Forensic

Historia obrazująca typowy przekręt

Pewnego dnia kierownictwo pewnej fabryki samochodów zwróciła się do specjalistów naszego biura z prośbą o przeprowadzenie wewnętrznej kontroli i ujawniają przypadki oszustw finansowych i korupcji. Podczas inspekcji okazało się, że w dokumentach są paradoksalne rzeczy – stwierdzono w nich, że produkcja jednego samochodu wymaga dwóch nadwozi. Jest to doskonały przykład tego, w jaki sposób bez skrupułów pracownicy dużych firm produkcyjnych mogą się zmówić i i robić wypłaty z firmy.

Co to jest Forensic

Forensic to zakres usług, mających na celu wykrycie oszustw finansowych i korupcji w firmach. Specjaliści Forensic wespół z kancelarią adwokacką lub firma audytorską prowadzą badania, które pozwalają w trakcie śledztwa wykryć nieuczciwych pracowników i oddać ich wraz z dokumentacją organom ścigania. Czyli właściciel firmy nie tylko się dowie, kto z pracowników, na przykład, sprzedaje lub nabywa produkty w niekorzystnej dla przedsiębiorstwa cenie, ale i z pomocą specjalistów pociąga ich do odpowiedzialności administracyjnej lub karnej. A to pozwoli obciążyć winnych podwładnych czerpiących pieniądze.

Jakie usługi obejmuje Forensic?

Enterprise wywiad:

• sprawdzanie wiarygodności osób prawnych i fizycznych;
• wykrycie powiązań osoby badanej z innymi osobami;
• informacyjne wsparcie sprzedaży i negocjacji;
• informacyjne rozwiązywania sporów sądowych;
• wyszukiwanie i identyfikacja aktywów w kraju i za granicą;
• analiza ryzyka przy wchodzeniu na nowe rynki.

Wewnętrzne śledztwo w sprawie incydentów:

• oszustwa kontrahentów, pracowników i innych osób;
• wewnętrznej korupcji i łamania etyki;
• informacji poufnych i manipulacji na rynku;
• prania brudnych pieniędzy i finansowania terroryzmu;
• nieuprawnionego wykorzystania informacji poufnych;
• wypłaty środków pieniężnych i aktywów.

Jakie wskaźniki wskazują na popełnienie oszustwa?

• Zakup większej ilości towaru przy zachowaniu wielkości produkcji.
• Wykrywanie w magazynach przy losowych testów podrobionych lub niskiej jakości produktów.
• Spadek wielkości sprzedaży.
• Systematyczne skargi klientów na jakość produktów.
• Gwałtowny wzrost sprzedaży przy jednoczesnym zmniejszeniu kosztów towaru.
• Niezgodność wydatków pracownika jego dochodów. Na przykład, jeśli menedżer średniego szczebla przyjeżdża do pracy na Ferrari.
• Gwałtowny wzrost wydatków reprezentacyjnych u personelu itp.
• Obecność nawet jednego elementu z tej listy służy jako pretekst zwrócić się o pomoc do specjalistów Forensic.

Jaki są oszustwa w firmie?

Aby pokazać, że to jest Forensic, rozważmy najczęstsze rodzaje oszustw finansowych w firmach. Spotyka się je w obszarach zakupów, sprzedaży i produkcji. Tutaj również można przypisać dwie dodatkowe strefy wydatków – personel i koszty.

W każdym z tych ogniw może dojść do wycieku środków. Ale przed przystąpieniem do sprawdzania wymienionych stref, specjalista przeprowadza orientację wyszukiwania procesu. Sporządzana jest z listy osób, które mogą być zamieszane w wydarzeniach.

Według jakiego kryterium przeprowadzana jest kontrola osoby fizycznej?

• Identyfikacja osoby (wyszukiwanie i gromadzenie informacji w celu dokładnej identyfikacji);
• sprawdzanie danych identyfikacyjnych;
• sprawdzanie pod kątem popełnionych wcześniej przestępstw;
• sprawdź wcześniej popełnionych wykroczeń administracyjnych;
• analiza archiwalnych informacji;
• test na specjalnych rejestrach ewidencji negatywnej informacji;
• wykaz majątku nieruchomego i ruchomego;
• wykaz rachunków i PIT za ostatnie trzy lata;
• długi podatkowe;
• rozpoznawalność twarzy (jako lidera, założyciela, IP, itp.);
• więzi rodzinne i informacje dotyczące personali;
• krąg społeczny, reputacja (społeczna, biznesowa, itp.);
• analiza aktywności w mediach;
• historia kredytowa.

Po tym, jak orientacja wyszukiwania procesu zakończona, specjaliści przechodzą do audytu każdego szczebla w strukturze firmy.

Jak identyfikowane są oszustwa w obszarze zakupów?

Częstym schematem oszustwa jest zakup nadwyżek surowców, aby w porozumieniu z innymi pracownikami sprzedać nadwyżki produktów. Często stosowany schemat, kiedy pracownik nabywa towar u swojego dostawcy po wyższej cenie, a kwotę nadpłaty dzieli z nim na pół. Obejmuje też to nabycie towarów nieodpowiedniej jakości.

Taki przykład: akcjonariusze dużej firmy, zwrócili się by przeprowadzić dochodzenie w sprawie incydentu na produkcji. Specjalista, montujący sprzęt elektryczny w trakcie prac spalił się. Okazało się, że dostawca sprzedał podrabiane środki ochrony indywidualnej, co doprowadziło do śmierci człowieka. W rezultacie udało nam się pociągnąć do odpowiedzialności nieuczciwego wykonawcę i uratować reputację kierownictwa firmy.

Specjaliści przeprowadzają dokładne wyszukiwanie, które pozwala zidentyfikować:

1. Wybór dostawcy na niekorzystnych dla przedsiębiorstwa warunkach, a także machinacje przy przeprowadzaniu przetargów:

• zakup produktów i surowców niskiej jakości;
• zakup po zawyżonych cenach;
• fikcyjne, podwójne lub zbędne zakupy.

2. Świadczenia poszczególnych dostawców i wykonawców dla korzyści, dyskryminujących interesy właściciela firmy:

• nieuzasadnione zawyżanie dostaw, robót lub usług kontrahentów, w tym
• nieprzestrzeganie wymaganych do tego warunków;
• celowe zawyżanie dostaw, robót lub usług w celu późniejszego planowanego nieodwołania i uznania beznadziejnego zobowiązania.

Jak walczyć z oszustwami w obszarze produkcji?

Częstym schematem jest równoległy biznes. Załóżmy, że w organizacji jest dwóch założycieli. Jeden z nich nie zajmuje się sprawami firmy. Drugi po otrzymaniu zamówienia, zamiast go wykonać siłami firmy, zatrudnia podwykonawcę. Przy tym jako podwykonawca wykonuje firma, która jest jego własnością. W rażących przypadkach stan podstawowy spółki jest stanem równoległym. Tak pojawiają się środki z działalności gospodarczej, z pominięciem jednego z założycieli.

Rozważmy przykład z praktyki. Firma zajmuje się dostawą urządzeń energetycznych otrzymała zamówienie w przybliżeniu na 1 mln dolarów. 15-20% od tej kwoty, czyli 200 tys. dolarów, stanowiło serwis gwarancyjny i obsługa pogwarancujna. Jeden z założycieli skompletował dokumenty tak, jakby w firmie były wystarczające zasoby własne do wykonania prac. Po to została zatrudniona firma-podwykonawca, która należała do tej założyciela. Jej oddali 199 tys. dolarów. Czyli zysk otrzymał podwykonawca, w tym sprzęt obsługiwali pracownicy firmy, początkowo przyjmujący zamówienie.

Często oszustwa w firmach kwitną ze względu na nagromadzenie i realizację nieuwzględnionych gotowych produktów, nadwyżek surowców, półfabrykatów i innych materiałów, części zamiennych, części). Zazwyczaj odbywa się to poprzez:

• manipulacje z ewentualnymi przepisami, normami odpadów;
• zniekształcenia zapisu lub umyślnego uszkodzenia sprzętu kontrolno-pomiarowego, w tym monitoringu;
• przekłamania danych magazynowych lub produkcyjnych w rachunkowości;
• niewystarczająca szczegółowość w dokumentach, potwierdzających zniszczenie lub
• utylizacje surowców, półproduktów;
• zdecydowanych błędów planowania.

Forensic specjaliści identyfikują, gdzie powstają niedochodowe gotowe produkty i nadmiar materiałów. W połączeniu z podstawowymi metodami kontroli na tym etapie, które są używane oraz wykorzystanymi dodatkowymi:

• specjalistyczne i dostosowane do potrzeb klienta analityczne testy (Forensic Data Analytics), które pomagają zawęzić teren w celu przeprowadzenia bardziej szczegółowej kontroli;
• analiza pracowników i kontrahentów;
• komputerowa analiza, w tym analiza integralności i praw dostępu do różnych baz danych.

Jak neutralizowane sa oszustwa w obszarze sprzedaży?

Menedżer sprzedaży może sprzedawać towar po zaniżonej cenie i za to otrzymywać pieniądze. Ten schemat jest podstawowym. Często spotykane i jej odmiany.

Jako przykład można wziąć pod uwagę taką sytuację: firma zajmuje się zakupem opon w Japonii. W trakcie dochodzenia zostały zidentyfikowane zbędne wydatki: zbyt duża hala magazynowa, która nie pasowała do wielkości dostaw. Przy tym okazało się, że magazyn został całkowicie wypełniony oponami. W rezultacie specjaliści odkryli, że kierownik sprzedaży kupował przez zacienionych pośredników za pół ceny przemycane opony, a następnie sprzedawał je z rabatem za łapówkę, korzystając z działu sprzedaży i innych zasobów firmy.

Specjaliści Forensic identyfikują fakty udzielenia poszczególnym klientom i podwykonawcom korzyści, dyskryminujących interesy właściciela:

• sprzedaż po zaniżonych cenach, nieuzasadnione udzielanie rabatów i bonusów;
  fikcyjne nadwyżki sprzedaży;
• nieuzasadnione opóźnienia dostaw, robót lub świadczenia usług kontrahentom, w tym nieprzestrzeganie wymaganych do tego warunków;
• celowe odroczenie dostaw, wykonania pracy lub świadczenia usług w celu późniejszego planowanej uznania wierzytelności za beznadziejną i niezwracalną oraz jej umorzenie.

Jakie ryzyko specjaliści Forensic identyfikują się w strefach “Personel” i “Nieprodukcyjne koszty”?

Specjaliści Forensic koncentrują się na identyfikacji nieuzasadnionych wydatków, sprzecznych z interesami właściciela firmy:

• nieuzasadnione wypłaty premii i nagród pracownikom, w szczególności poprzez
• zniekształcenie rzeczywistej wartości KPI;
• wypłata wynagrodzeń i innych świadczeń pracownikom (“martwe dusze”);
• zawyżanie wydatków na przeprowadzenie prac budowlano-montażowych lub remontowych;
• prowadzenie działalności inwestycyjnej, zniesławiających interesy właściciela, w tym kredytów i operacji z papierami wartościowymi;
• zawieranie umów najmu, prowadzenie działalności charytatywnej, ubezpieczenie nieruchomości, zatrudnienie pracowników na niekorzystnych warunkach.

Właściciele jakich firm powinni się obawiać oszustw finansowych?

Uważa się, że korupcja i oszustwa występują tylko w dużych firmach, gdzie trudniej kontrolować procesy. Tymczasem małe firmy i start-upy gdzie istnieje zarządzanie ryzykiem narażone są wcale nie mniej. Jest to związane z tym, że sprawa po prostu nie będzie się rozwijać, jeśli pieniądze będą wyciekać przez palce. Ponadto, firma będzie trudno sprzedawalna, bo jeśli klient zobaczy, że w firmie nie wszystko jest w porządku, to transakcja nie dojdzie do skutku.

Jak zabezpieczyć biznes?

Pomoże Compliance. Jest on integralną częścią Forensic-a i stanowi kompleks działań korygujących lub wprowadzających nowy system kontroli w celu uniknięcia ponownego wystąpienia lub wystąpienia zdarzeń korporacyjnych oszustw i korupcji.

Usługi Compliance obejmują:

• analizę i ocenę ryzyka korupcji i przekupstwa, zgodnie z prawem oraz międzynarodowym prawem przeciw korupcji (FCPA, UKBA);
• opracowanie zaleceń dotyczących doskonalenia systemu zarządzania ryzykiem korupcji i przekupstwa;
• pomoc we wdrażaniu antykorupcyjnej compliance-system;
• świadczenie usług niezależnej, anonimowej i poufnej infolinii (zadzwonić mogą wszyscy pracownicy firmy);
• pomoc w przeprowadzeniu kontroli przy anonimowych doniesieniach w naruszeniu przepisów prawa antykorupcyjnego;
• oceny ryzyka oszustwa z późniejszymi opracowaniem zaleceń dotyczących poprawy systemu kontroli wewnętrznej i pomoc w jej wdrożeniu.

Jeśli właściciele firmy nie mają możliwości, aby zatrudnić specjalistów w dziedzinie Forensic-a i Compliance, należy w pierwszej kolejności zwrócić uwagę na wskaźniki ryzyka wymienione na początku artykułu. Wykrycie jednego z wymienionych czynników jest okazją do uważnego przyjrzenia się i kontroli. Ponadto, jest bardzo pożądane, aby w firmie nie była prowadzona płatność gotówką. To mocno zwiększa ryzyko nadużyć.